Tại sao bạn vẫn mắc lỗi khi cố gắng tập trung? Cách làm giảm mắc lỗi trong công việc.

Bản chất của sự tập trung mà người mắc nhiều sai lầm trong công việc không biết
Cải thiện sự chú ý có xu hướng bị phân tâm.

Mặc dù tôi đã viết email rất cẩn thận về từ ngữ và nội dung nhưng tôi nhận thấy một lỗi đánh máy rất lớn ngay sau khi gửi. Có lẽ bạn sẽ cảm thấy chán nản và nghĩ: “Ồ, tại sao mình lại phạm sai lầm như vậy?” Làm thế nào chúng ta có thể ngăn chặn điều này?
Masami Utsuide, tác giả cuốn sách “Cách sử dụng trí óc của bạn để loại bỏ sai lầm trong công việc” và là nhà tư vấn học tập có chuyên môn về khoa học não bộ và khoa học nhận thức, thừa nhận rằng có một giới hạn về mức độ chú ý mà con người có thể tập trung cùng một lúc. rằng những sai lầm như vậy sẽ giảm đi đáng kể.

Sai lầm trong công việc sẽ được thảo luận trong bài viết này là “lỗi chú ý”. Đây là một sai lầm liên quan đến sự thận trọng, chẳng hạn như “sai lầm bất cẩn” hoặc “sơ suất”. Ngay cả khi quy mô của sai lầm là nhỏ thì cái giá phải trả của sai lầm đó thường có thể dẫn đến những thiệt hại hoặc tai nạn lớn.

Ví dụ, một lỗi lập trình trong một hệ thống lớn. Một lỗi dòng duy nhất có thể làm hỏng những thứ như hệ thống ATM của ngân hàng và hệ thống chuyến bay của hãng hàng không, ảnh hưởng đến hàng trăm nghìn hoặc thậm chí hàng triệu người. Hay lỗi đầu vào của đại diện bán hàng tại công ty chứng khoán có thể gây thiệt hại hàng chục tỷ yên. Sai lầm của tôi là nhập giá cổ phiếu và số lượng cổ phiếu thay thế cho nhau.

Do sự phổ biến của máy tính và mạng, chúng ta hiện đang ở thời đại mà những “lỗi bất cẩn” không còn chỉ là “bất cẩn”.

Vậy tại sao lại xảy ra hiện tượng “lỗi chú ý” này? Tôi sẽ không gặp khó khăn gì nếu tôi có thể ngăn chặn điều đó bằng cách tự nhủ mình phải cẩn thận hơn, nhưng có vẻ như không phải vậy. Chúng ta hãy nhìn vào cơ chế.

Video thí nghiệm của Đại học Harvard
“Mọi người dường như nhìn thế giới như nó vốn có, nhưng thực tế thì không.”

Đây là một thực tế đã trở nên rõ ràng trong khoa học nhận thức, nơi nghiên cứu đã tiến triển nhanh chóng trong những thập kỷ gần đây.

Chúng ta nghĩ rằng chúng ta nhìn thế giới như nó vốn có, nhưng thông tin đi qua mắt chúng ta chỉ có thể được nhận ra khi nó được bộ não xử lý. Nói cách khác, chúng ta nhìn bằng “bộ não” chứ không phải bằng “mắt”. Đây là một thực tế mà nghiên cứu về khoa học nhận thức đã tiết lộ.

Và bằng cách thay đổi những gì chúng ta tập trung chú ý vào, những gì chúng ta có thể thấy và những gì chúng ta không thể thấy sẽ xuất hiện.
Có một thí nghiệm nổi tiếng đã làm cho điều này được cả thế giới biết đến. Nó được gọi là bài kiểm tra “sự chú ý có chọn lọc” và là một thử nghiệm video được tạo ra bởi phòng thí nghiệm của Đại học Harvard. Trong video này, các đội áo sơ mi đen và áo sơ mi trắng mỗi đội cầm một quả bóng rổ và chuyền cho đồng đội của mình trong một không gian nhỏ lộn xộn.

Ở đầu video, người xem được hỏi:

“Đếm xem đội mặc đồng phục trắng đã thực hiện được bao nhiêu đường chuyền.”

Thực ra câu hỏi này nhằm mục đích thu hút sự chú ý của người xem video. Mục đích thực sự của video này là để xem liệu bạn có nhận thấy bộ trang phục khỉ đột không liên quan gì đến bóng rổ không.

Như bạn có thể thấy trong video, con khỉ đột không bị cắt ở mép màn hình. Anh ấy bước đi đầy kiêu hãnh đến giữa màn hình, len lỏi qua những người đang chuyền bóng và thậm chí còn thực hiện một cử chỉ khiến mình nổi bật. Tuy nhiên, hầu hết người xem đều không biết đến sự tồn tại của nó.

Khi tôi lần đầu tiên xem video này, tôi đã không để ý đến nó chút nào.

Chỉ có rất nhiều thứ mà mọi người có thể chú ý tới. Khi bạn chú ý đến một điều, bạn sẽ không thấy điều gì khác.

“Lo lắng” hay “Lo lắng” đang đánh cắp sự chú ý của bạn
Những người thường xuyên bỏ lỡ sự chú ý thường là những người lãng phí sự “chú ý” hữu hạn này. Bạn đang lãng phí quá nhiều đến mức không còn đủ không gian trống cho công việc mà lẽ ra bạn nên tập trung vào.

Vậy bạn đang chú ý đến điều gì?

Ví dụ: nếu bạn đang ở nơi làm việc, hãy sử dụng điện thoại thông minh của bạn. Bạn đã bao giờ muốn mở điện thoại thông minh của mình trong khi làm việc chưa?   Không chỉ dành cho những người thích game mà còn muốn kiểm tra email, xem SNS như Facebook và xem những tin tức thú vị… Khi tôi không duỗi tay ra, một phần sự chú ý của tôi hướng vào điện thoại thông minh và các ứng dụng bên trong nó.

Ngoài ra, nó không chỉ “bên ngoài” như điện thoại thông minh mà còn “bên trong”. Nói cách khác, hãy chú ý đến cảm xúc của bạn. Đặc biệt, “lo lắng”, “lo lắng”, “hối tiếc” đều lãng phí.

Một khi bạn bị cuốn hút vào những thứ này, chúng sẽ ngày càng được khuếch đại nhiều hơn và trước khi bạn kịp nhận ra thì tất cả sự chú ý của bạn đã bị chiếm giữ.
Nghiên cứu gần đây cho thấy mọi người dành gần một nửa thời gian thức để suy nghĩ về những thứ không liên quan đến hoạt động mà họ hiện đang tham gia.

Nói cách khác, mọi người rất dễ bị phân tâm, và để giảm thiểu lỗi chú ý và đạt được kết quả trong công việc, cần phải quản lý hợp lý nguồn tài nguyên quý giá được gọi là “sự chú ý”.

Mối quan hệ giữa sự chú ý và sự thành thạo có thể dễ hiểu hơn bằng cách so sánh nó với việc lái xe ô tô. Những người đã quen lái xe ô tô có thể trò chuyện với hành khách trong khi lái xe, nhưng khi họ được đánh dấu là người mới bắt đầu, có lẽ họ không có được điều đó.

Chắc hẳn bạn đã học được rất nhiều điều ở trường dạy lái xe, chẳng hạn như thao tác lái xe, biện pháp phòng ngừa, luật giao thông. Hơn nữa, nếu bạn chưa có kinh nghiệm lái xe, bạn sẽ không hiểu tầm quan trọng của việc lựa chọn thông tin trực quan, vì vậy bạn sẽ cố gắng tiếp thu tất cả thông tin đến từ kính chắn gió và gương chiếu hậu.

Vì vậy, ngay cả khi một hành khách khác nói chuyện với bạn, bạn cũng không thể chú ý đến điều đó. Khi bạn tích lũy kinh nghiệm lái xe, cơ thể bạn sẽ ghi nhớ các thao tác lái xe (trên thực tế, có một vùng trong não bạn ghi nhớ các hành động). Sau đó bạn sẽ không cần phải chú ý.

Ngoài ra, về thông tin hình ảnh, bạn sẽ có thể sắp xếp thông tin bằng cách nói, “Trong tình huống này, tôi chỉ cần kiểm tra ở đây và ở đây”, do đó bạn sẽ có thể xử lý được mà không cần chú ý nhiều.

Khi quay trở lại làm việc, chẳng hạn, khi chúng ta nhận thấy một tài liệu thuyết trình quan trọng có lỗi đánh máy, chúng ta có xu hướng tập trung vào chất lượng của công việc hiệu đính, nhưng điều thực sự quan trọng là chất lượng của công việc hiệu đính. bạn đang sử dụng sự chú ý của mình

Nếu bạn không làm điều đó và nói, “Lần sau tôi sẽ đọc lại nghiêm túc hơn,” thì mức độ chú ý mà bạn có thể sử dụng sẽ vẫn như cũ, hoặc nếu bạn chú ý nhiều hơn, “Tôi sẽ loại bỏ những sai sót, ” mức độ chú ý sẽ còn giảm hơn nữa và kết quả là điều này có thể dẫn đến số lần mắc lỗi gia tăng.

Và đây là một vòng luẩn quẩn thường thấy ở những người liên tục mắc lỗi chú ý.

Làm thế nào để giảm sự chú ý lãng phí
Ngoài việc làm quen với công việc và tạo ra nhiều khoảng chú ý hơn, một biện pháp cơ bản khác là giảm sự chú ý lãng phí.

Khi chúng ta khó tập trung trong công việc, hầu hết mọi người đều có những lo lắng, trăn trở dù lớn hay nhỏ. Tôi suy nghĩ quá nhiều và không có đủ năng lực. Có một cách đơn giản để tránh tình trạng này.

Nói hoặc viết nó ra. Nói cách khác, đầu ra.
Có một cuốn sách tên là “Không suy nghĩ thứ hai” (Nhà xuất bản Diamond) đã trở thành sách bán chạy cách đây vài năm. Đây là cuốn sách của Yuji Akabane, cựu cố vấn của McKinsey, mô tả cách nhận được câu trả lời ngay lập tức.

Phương pháp này rất đơn giản. Lấy một tờ giấy A4 trắng (nên dùng loại giấy lót nào đó) và viết ra bất cứ điều gì bạn tò mò. Đó là tất cả những điều cơ bản.

Và chắc chắn điều này có hiệu quả.

Bởi vì bằng cách viết ra những lo lắng và băn khoăn đang chi phối sự chú ý của bạn, bạn có thể buông bỏ chúng. Nhờ đó, bạn sẽ có thể có nhiều thời gian hơn và có thể xử lý thông tin cũng như suy nghĩ hiệu quả hơn.

Tất nhiên, viết nó ra sẽ không xóa nó hoàn toàn khỏi tâm trí bạn, nhưng ít nhất nó có thể làm nhẹ bớt gánh nặng.

Tập thói quen xem xét
Lỗi chú ý không thể được loại bỏ hoàn toàn. Do cấu trúc của bộ não và giới hạn khả năng chú ý của chúng ta nên con người không thể xóa bỏ nó.

Tuy nhiên, mặt khác, điều quan trọng là bạn không được để sai lầm đó ảnh hưởng đến công việc của mình.

Nếu đúng như vậy, điều quan trọng là phải cho rằng sẽ xảy ra sai sót do chú ý và phải cân nhắc trước một “mạng lưới an toàn” để ngăn chặn những sai sót đó gây ra thiệt hại.

Phần quan trọng nhất của mạng lưới an toàn này là công việc kiểm tra quen thuộc được thực hiện tại công ty.

Đặc biệt khi bạn là nhân viên mới, khi bạn cho sếp xem một bản báo cáo hoặc bản ước tính, họ sẽ nói: “Bạn đã kiểm tra kỹ chưa?” Điều này là do kiểm tra công việc là một trong những công việc cơ bản (mặc dù cũng có khía cạnh là sếp sẽ gặp khó khăn khi chỉ ra sai sót sau này).

Danh sách kiểm tra là một tài liệu bằng văn bản về quá trình kiểm tra này. Những người làm việc trong ngành sản xuất hoặc xây dựng, nơi chất lượng và an toàn được đặt lên hàng đầu, có thể sử dụng danh sách kiểm tra hàng ngày.

Ví dụ cuối cùng là một phi công lái máy bay. Sai lầm về chú ý là việc sinh tử nên thuyền trưởng dù có kinh nghiệm đến đâu cũng thực hiện công việc của mình theo một danh sách kiểm tra khổng lồ.

Danh sách kiểm tra cực kỳ hữu ích cho bất kỳ công việc nào.

Đúng là khi tích lũy kinh nghiệm, bạn sẽ biết những điểm cần chú ý, chẳng hạn như “Lần trước tôi quên mất, nên hãy cẩn thận” và “Đây là chỗ rất dễ mắc sai lầm”. Tuy nhiên, việc dựa vào bộ nhớ mỗi lần là cực kỳ kém hiệu quả. Ngoài ra, hành động ghi nhớ còn gây áp lực lên trí nhớ làm việc và làm giảm sự chú ý.
Khi bạn dành thời gian để tạo danh sách kiểm tra, bạn không phải lo lắng về nó kể từ đó. Hiệu quả công việc sẽ tăng cao hơn nữa. Ngay cả khi nơi làm việc hiện tại của bạn không có danh sách kiểm tra như vậy, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên tạo danh sách kiểm tra của riêng mình và sử dụng nó trong công việc hàng ngày.

Nó rất thô sơ và có thể có cảm giác như bạn đang đánh dấu cho một chuyến đi thực địa, nhưng nó cực kỳ hiệu quả. Nếu nỗ lực lập danh sách chỉ một lần có thể có tác dụng lâu dài thì sẽ thật lãng phí nếu không thực hiện.

Nếu bạn cảm thấy việc tự mình kiểm tra là quá khoan dung, bạn có thể nhờ đồng nghiệp kiểm tra cùng với hai người trở lên (kiểm tra kỹ), và sếp của bạn sẽ rất vui khi nghe được những gợi ý như vậy.

Ngoài ra, danh sách VIỆC CẦN LÀM, một kỹ thuật làm việc tiêu chuẩn, có hiệu quả trong việc ngăn ngừa những lỗi tập trung. Mục đích của nó là gấp đôi. “Để nhớ những gì phải làm” và “hình dung sự tiến bộ của tôi.”

Điều đầu tiên đặc biệt liên quan đến lỗi chú ý; khi bạn tạo danh sách việc cần làm, bạn có thể quên các nhiệm vụ khác trong danh sách ngay khi bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ. Đó chỉ là vấn đề tiết kiệm sự chú ý.

Ngoài ra, bằng cách hình dung sự tiến bộ, những lo lắng không đáng có như “Tôi còn rất nhiều việc phải làm. Liệu tôi có làm xong được không?” sẽ được giảm bớt.

Thay đổi hướng chú ý
Tôi đã đề cập trước đó rằng bạn có thể kiểm tra văn bản bằng cách đọc lại, nhưng nếu đó là một văn bản dài, bạn sẽ không thể tìm thấy tất cả các lỗi chính tả ngay cả khi bạn đọc lại nó một lần.

Khi làm việc ở một công ty xuất bản, tôi đã có kinh nghiệm hiệu đính để kiểm tra lỗi chính tả và thiếu sót, nhưng khi tôi giao bản in hiệu đính đầu tiên cho sếp, ông ấy đã mắng tôi và nói: “Em đọc thật à?!’ ‘ có. Tôi nghĩ rằng tôi đã kiểm tra nó bằng tất cả khả năng của mình, nhưng tôi đã bỏ qua khá nhiều lỗi chính tả. Thành thật mà nói, tôi đã bị sốc, nhưng hơn thế nữa, tôi còn ngạc nhiên và tự hỏi: “Tại sao?” Tôi không có ý định đọc nó một cách đàng hoàng.

Sau đó, khi tiếp tục hiệu đính, tôi nhận ra rằng sự chú ý cần có khi hiệu đính về cơ bản khác với sự chú ý cần có khi đọc sách một mình.

Trọng tâm của sự chú ý là khác nhau.

Thông thường khi tôi đọc một cuốn sách, tôi cố gắng hiểu nội dung chứ không tìm lỗi chính tả. Khi não ở chế độ đọc này, ngay cả khi có lỗi đánh máy, não sẽ tự động sửa lại (chuyển thành chữ cái đúng). Bạn sẽ không thể nhận thấy bất kỳ sai sót nào ngay cả khi hiệu chỉnh ở chế độ này.
Vì vậy, khi hiệu đính không nên cố tình bám sát nội dung, Tôi cố gắng phớt lờ bối cảnh và chỉ chú ý đến những chữ cái trước mặt. Tất nhiên, việc kiểm tra nội dung là cần thiết, nhưng thay vì làm mọi thứ cùng một lúc, tôi đã thay đổi trọng tâm của mình.

Ví dụ, nó giống như việc thay kính mỗi lần, với các chế độ như tìm lỗi đánh máy bằng chữ kanji'',chế độ tìm kiếm lỗi về số,” chế độ tìm kiếm lỗi trong hình minh họa'' và phương thức sửa lỗi dòng câu.”

Đó là một trải nghiệm khiến tôi nhận ra rằng những gì chúng ta nhìn thấy sẽ thay đổi tùy thuộc vào sự tập trung chú ý của chúng ta.

“Làm ngay” để tiết kiệm sự chú ý
Gần đây, cuốn sách ”Cuối cùng, ai làm ngay sẽ có được tất cả” (của Tatsuzo Fujiyoshi/Nhà xuất bản Seishun) đã trở thành chủ đề nóng khi bán được hơn 200.000 bản. để giảm sự chú ý lãng phí và tận dụng tối đa nó.

Người ta nói rằng một người càng ở trạng thái nửa chừng thì càng có nhiều thứ đọng lại trong ý thức của họ. Đây được gọi là “hiệu ứng Zeigarnik.”

Ví dụ, trong một bộ phim truyền hình dài tập, khi câu chuyện kết thúc ở giữa đoạn cao trào, bạn không khỏi tự hỏi điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Như bạn có thể thấy, hiệu ứng Zygarnik là thứ bạn muốn chủ động sử dụng khi muốn ghi nhớ điều gì đó, nhưng như bạn có thể thấy, trạng thái “lo lắng” cũng là trạng thái lấy đi sự chú ý của bạn. Vì vậy, nếu mục đích là để giảm thiểu lỗi chú ý thì điều quan trọng là phải loại bỏ những tình huống dở dang càng nhiều càng tốt.

Tất nhiên, phim truyền hình không phải là thứ mà người xem có thể kiểm soát được, nhưng khi vào tác phẩm, bạn nên có quyền sử dụng theo ý mình. Ví dụ, tôi hoàn thành công việc tôi quyết định làm trong ngày hôm đó ngay cả khi tôi làm thêm giờ một chút. Điều này sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành tựu, não bộ của bạn sẽ không còn căng thẳng và không còn sự chú ý, bia sẽ ngon hơn và nếu bạn không phải lo lắng về bất cứ điều gì, bạn sẽ có một giấc ngủ ngon và bạn sẽ có một giấc ngủ ngon. sẽ có thể làm công việc của bạn vào ngày hôm sau.

Ngoài ra, tầm quan trọng của việc hoàn thiện không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ trước mắt.

Ví dụ: mọi người có một số công việc chưa hoàn thành, chẳng hạn như một bí mật mà họ cần phải xin lỗi sếp vì một cuốn sách mà họ luôn muốn đọc hoặc một người quản lý mà họ muốn gặp và nói chuyện vào một ngày nào đó.

Những điều này có thể đang đánh cắp sự chú ý của bạn mà bạn không hề nhận ra. Vì vậy, dù là mỗi năm một lần hay sáu tháng một lần, nếu có điều gì đó khiến bạn lo lắng hoặc còn dang dở, hãy viết nó ra giấy dưới dạng “danh sách chưa hoàn thành” và ấn định ngày hoàn thành. dọn dẹp lại từ đầu à? Nó giống như một danh sách việc cần làm trong đời.

Tất nhiên, bạn có thể không hoàn thành được mọi thứ và sau khi cân nhắc, bạn có thể quyết định không đưa nó vào danh sách. Tốt rồi. Nếu bạn có thể giải quyết được điều gì đó và giảm bớt dù chỉ một điều khiến bạn lo lắng, nó chắc chắn sẽ làm giảm lỗi chú ý của bạn.

Theo Toyokeizai 9/2016