Phương pháp giản đơn để làm việc nhanh chóng hiệu quả (Phần 1)

Hai xu hướng chung của những người không thể bắt đầu nhanh chóng.
Sự thay đổi có thể được thực hiện bằng cách thay đổi “những thói quen nhất định” đặc trưng của người Nhật.

Các công ty Nhật Bản từ lâu đã yêu cầu nhân viên làm việc ngoài giờ và dành nhiều giờ làm việc cẩn thận, nhưng phong cách làm việc như vậy không còn được chấp nhận. Điều mà các doanh nhân ngày nay yêu cầu không phải là “công việc tốn thời gian và công sức” truyền thống mà là “làm việc với tinh thần tốc độ” liên tục tạo ra kết quả trong một khoảng thời gian ngắn.
Công việc nhịp độ nhanh trông như thế nào? Shinji Koshikawa, tác giả cuốn sách bán chạy nhất “5% nhân viên hàng đầu” nói rằng “vấn đề là phải làm việc nhanh chóng”. Vận tốc ban đầu là gì? Dựa trên cuốn sách mới của anh ấy “90% công việc là tốc độ ban đầu”, anh ấy sẽ giải thích nó thành ba phần (đây là phần đầu tiên).

Công việc nhịp độ nhanh trông như thế nào? Câu trả lời đã bị ẩn trong một từ khóa không mong đợi.

Những người có thể làm được điều đó sẽ nhấn mạnh vào việc “bắt đầu”

Cho đến nay, cách các doanh nhân làm việc và cách họ sử dụng thời gian chỉ được thảo luận với những sắc thái mơ hồ, nhưng với sự tiến bộ của chuyển đổi kỹ thuật số trong kinh doanh, rõ ràng là những người có khả năng làm việc đang ngày càng nhận thức rõ hơn về cách họ làm việc. dành thời gian của họ Bạn đang chi tiêu vào việc gì?

Điều được tiết lộ là những người tiếp tục tạo ra kết quả có “khả năng bắt đầu làm việc ngay lập tức cao hơn từ 1,8 đến 2,3 lần” so với những nhân viên bình thường.

Những người có khả năng làm việc nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của việc bắt đầu một phong trào và đặc điểm nổi bật của “vận tốc ban đầu nhanh” đã được nêu bật.

Nếu tốc độ ban đầu của bạn tăng lên, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc của mình trước thời hạn và bạn sẽ có thể bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo nhanh hơn. Bạn có thể bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo của mình càng sớm thì bạn càng có nhiều thời gian để thực hiện nó, điều này sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn.

Việc tạo ra một chu kỳ tích cực là tăng tốc độ ban đầu'' →tăng tốc độ ban đầu cho nhiệm vụ tiếp theo” giúp bạn có thể tiếp tục tạo ra nhiều kết quả mà không lãng phí thời gian.

Tại sao vận tốc ban đầu của người Nhật lại chậm?

So với doanh nhân nước ngoài, người Nhật có xu hướng có tốc độ ban đầu chậm hơn.

Nhật Bản có thói quen “đọc bầu không khí” sâu xa nên có một số người ngần ngại di chuyển nhanh hơn người khác hoặc ngại để ý đến những gì người khác nghĩ hoặc bầu không khí của nơi đó.

Nếu chúng ta nhìn hành vi “đọc bầu không khí” theo hành vi thì có nghĩa là đánh giá sự vui, giận, buồn bã của người khác… từ những cử động tinh tế của lông mày, mắt, mũi, miệng,… nhưng người phương Tây không bao giờ làm điều này.

Không giống như người Nhật thường dùng cách diễn đạt mơ hồ, người phương Tây thể hiện rõ ràng ý định của mình bằng cách nói “có” và “không”, nên dù có quan tâm đến xung quanh, họ vẫn có thể “suy ra điều gì đó” từ biểu hiện hoặc tình huống của người khác. không cần thiết, không có thành ngữ nào trong tiếng Anh có nghĩa là “đọc bầu không khí”.

Những chuyển động tinh tế của lông mày và mắt được gọi là “biểu cảm vi mô”, nhưng vì người Nhật không nói nhiều và không thể hiện rõ ràng ý định của mình nên họ suy ra cảm xúc và suy nghĩ của người khác từ những biểu cảm vi mô.

Các ví dụ điển hình về điều này bao gồm việc đánh giá tâm trạng từ nét mặt của sếp và tạo ra những vật liệu nhiều màu sắc lòe loẹt không cần thiết hoặc tổ chức các cuộc họp chỉ vì mục đích họp mặt.

Đây là một trong những nguyên nhân làm giảm năng suất và cũng là nguyên nhân số một khiến vận tốc ban đầu chậm lại.

Có hai lợi ích chính khi tăng tốc độ làm việc ban đầu. Bằng cách tăng vận tốc ban đầu, việc phân bổ “thời gian” và “năng lượng” được tối ưu hóa, giúp có thể lặp lại các “thí nghiệm hành vi” cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiện đại.

Hai tác dụng này cải thiện hiệu quả công việc và dẫn đến kết quả nhanh hơn.
.
[Ưu điểm 1]
Bạn có thể tập trung thời gian và sức lực của mình vào những việc quan trọng

Phân tích AI cho thấy những người giỏi công việc tự đặt ra thời hạn sớm hơn một chút so với thời hạn được đưa ra và nỗ lực nhiều nhất cho những thời hạn đó.

Họ biết từ kinh nghiệm rằng nếu quá lười biếng ở giai đoạn cuối sẽ có những đảo ngược và đánh giá sẽ giảm xuống, vì vậy họ tiếp cận công việc hàng ngày của mình với ý định tập trung thời gian và sức lực vào giai đoạn cuối cùng này.

“Tư duy thiết yếu” là một cách suy nghĩ liên quan đến việc xác định những điểm quan trọng dẫn đến kết quả và phân bổ thời gian và năng lượng của bạn một cách hiệu quả nhất để đạt được hiệu suất tốt nhất. Để tập trung thời gian và sức lực có hạn của bạn vào những gì quan trọng nhất, điều cần thiết là bạn phải bắt đầu sớm. Việc tăng tốc độ ban đầu có liên quan trực tiếp đến việc nâng cao hiệu quả công việc và tối đa hóa kết quả.

[Lợi thế ②]
“Thử nghiệm hành vi” hiện có thể thực hiện được và có thể phát hiện ra nhiều điểm điều chỉnh.

Trong kinh doanh hiện đại, không có giải pháp tối ưu nào nói rằng: “Nếu bạn làm điều này, mọi việc sẽ luôn ổn thỏa”. Chúng ta đang sống trong thời đại không có “câu trả lời chính xác” cho bất kỳ nhiệm vụ nào, vì vậy thay vì hướng tới thành công ngay lập tức, chúng ta cần hành động với tư duy rằng thành công sẽ đến sau nhiều thất bại.

Những người giỏi trong công việc không tin vào lý thuyết nhị phân về “thành công hay thất bại”, nhưng hiểu rằng thành công đến từ việc tích lũy nhiều thất bại và bằng cách lặp lại những “thí nghiệm hành vi” nhỏ, họ cũng học được từ những thất bại của mình. Tôi tin rằng bằng cách sửa đổi hành vi của mình, cuối cùng bạn sẽ đạt được thành công.

Phong cách làm việc xác định các vấn đề và giải quyết chúng đồng thời xây dựng con đường dẫn đến thành công là điều mà nhiều công ty hiện đại đang tìm kiếm dưới tên gọi “nguồn nhân lực tự chủ”.

Trong kinh doanh hiện đại, cần phải có những thói quen hành vi như vậy, nhưng để thực hiện được điều này, điều quan trọng là phải “tăng vận tốc ban đầu”. Bạn càng có thể lặp lại các thử nghiệm hành vi bằng cách tăng vận tốc ban đầu thì bạn càng có thể tạo ra kết quả nhanh hơn.

Lý do bạn không thể di chuyển cho đến phút cuối cùng

Tốt nhất, bạn nên bắt đầu công việc của mình sớm và kết thúc sớm, nhưng trên thực tế, nó không hề hiệu quả như vậy. Cũng giống như bài tập về nhà trong kỳ nghỉ hè khi bạn còn học tiểu học, hầu hết mọi người đều không hào hứng với nó cho đến khi đúng thời hạn.

Những kiểu hành vi này dường như phổ biến ở tất cả mọi người, không phân biệt tuổi tác, giới tính, Đông hay Tây, nhưng cơ chế của chúng đã được tâm lý học làm sáng tỏ. Người ta nói rằng có hai thành kiến ​​tâm lý xuất hiện khi đặt ra thời hạn rõ ràng.

[Thành kiến ​​①]
“Hiệu ứng thời hạn” ngay lập tức làm tăng sự tập trung ngay trước khi đạt đến giới hạn.

Khi một thời hạn rõ ràng được ấn định, lý trí “Tôi không muốn bị trễ giờ” sẽ phát huy tác dụng, và ngay trước khi đạt đến giới hạn, khả năng tập trung tăng lên ngay lập tức, cho phép bạn làm việc đúng thời hạn. một tốc độ chưa từng có… Hiện tượng này là “hiệu ứng thời hạn”.

Cũng giống như “sức mạnh ngớ ngẩn của lửa”, con người có khả năng thể hiện sức mạnh đáng kinh ngạc khi bị đẩy vào tình thế tuyệt vọng. Người ta tin rằng nếu bạn trải nghiệm điều này dù chỉ một lần, bạn sẽ hình thành thói quen đếm ngược và nghĩ: “Tôi vẫn ổn”.

Hãy ngừng trì hoãn ngay bây giờ

[Thành kiến ​​②]
“Định luật Parkinson” khiến công việc bị kéo dài cho đến khi hết thời hạn

Định luật Parkinson'' là một hiện tượng tâm lý do nhà khoa học lịch sử và chính trị người Anh Parkinson đề xuất rằng số lượng công việc sẽ tăng lên cho đến khi sử dụng hết thời gian cho phép.”
Có nhiều trường hợp các cuộc họp công ty lẽ ra thường kéo dài 40 phút lại bị kéo dài ra toàn thời gian mặc dù phòng họp được đặt trước là 60 phút.

Dù biết rằng 20 phút đó sẽ lãng phí nhưng tôi muốn tận dụng tối đa thời gian và nếu có thời gian, tôi sẽ sử dụng nó nhiều nhất có thể.

Những hiệu ứng tâm lý này có thể phát huy tác dụng nếu được sử dụng một cách khôn ngoan, nhưng có một “cái bẫy” lớn đang rình rập đằng sau chúng.

Nếu phụ thuộc quá nhiều vào hiệu ứng thời hạn, bạn sẽ hình thành thói quen trì hoãn, không bắt đầu cho đến phút cuối cùng và sẽ không thể quản lý lịch trình của mình một cách có hệ thống. Vấn đề lớn nhất là do luôn làm việc đúng thời hạn nên việc bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo luôn bị trì hoãn.

Theo Toyokeizai 2023